חגורת הבטיחות בניהול ועסקים

כשהייתי צעיר, אהבתי לבנות שרשראות ארוכות של דומינו, כשברגע שאתה מפיל את קוביית הדומינו הראשונה מתחילה תגובת שרשרת, כך שקוביה מפילה את הקוביה הבאה ועד האחרונה. בזמן שבניתי גשרים, ולולאות אחת מקוביות הדומינו הייתה נוגעת בטעות באחת שלפניה ומפילה את כל העובדה הקשה שכבר השקעתי. עם הזמן שיפרתי את המיומנות שלי, אבל יותר מזה הבנתי שאני חייב אחת לכמה קוביות דומינו, להשאיר רווח של קובית דומינו ריקה, ככה שאם תתרחש הטעות, לא אצטרך להתחיל הכול מהתחלה, אלא רק את מקטע שבו קרתה הטעות.

תחום ניהול הסיכונים הוא אחד המורכבים עם אין ספור תאוריות המבוססות הסתברות וסטטיסטיקה לניהול סיכונים, אבל מה החוקים הפרקטיים שקריטי ליישם בניהול עובדים ובעסקים?

חגרות בטיחות של העסקים ועולם הניהול

שיעור ההרוגים בתאונות דרכים נמצא בירידה מאמצע שנות ה 70, בתקופה זו נקבעו לראשונה תקנות המחייבות התקנה חגירה של חגורת בטיחות ברכבים, ומשתפרת בכל שנה עם התקנה של אמצעי מיגון, התראה וכדומה.

חגרות בטיחות היא דוגמא שכיחה ומדויקת בעולם ניהול הסיכונים, ההשקעה בהתקנת חגורה ברכב היא שולית ביחס לרכישה, הפעולה של חגירת החגורה והאי נוחות בזמן הנסיעה היא מינורית עד לא מורגשת, אבל התמורה שלה בהצלת חיים היא ב 45% וב 50% למקרה של פציעה קשה.

בחשיבה פשוטה זו עלינו לנקוט בעולם ניהול עובדים וניהול העסקים. מה עשוי לייצר מקשה אנושה או כואבת מאוד לעסק שלנו, ומה הפעולה הפשוטה וברמת חיכוך נמוכה שיכולה למנוע זאת?

כמנהלים אנחנו צריכים להתייחס לסיכון ברמת תהליך העבודה, ובואו ניקח מספר דוגמאות. אם אנחנו עוסקים בטכנולוגיה, ואנחנו עומדים להשיק גרסת תוכנה משופרת, חגורת הבטיחות שלנו ברמת תהליך, תהיה במקרה של תקלה איך חוזרים לאחור לגרסה הקודמת והיציבה? בדיקות תוכנה שנעשה לגילוי איכות נמוכה או פרצות באבטחה. ובמקרה של כשל כולל במערכת במהלך שאיננו בהעברה גרסה, איך אפשר לעלות מגיבוי תדיר שיתבצע ברמה הלילית?

ניקח דוגמא נוספת, כשאנחנו רוצים להתפרץ לשוק עם מוצר חדש, זה יכול להיות שירות או מוצר פיזי. אז לפני שנשקיע הון עתק, חשוב שנבדוק מה הפעולה הפשוטה ברמת חיכוך נמוכה שיכולה למנוע משבר? האם לעשות פיילוט לפני השקעה מאסיבית של זמן וכסף? האם נרצה לייצר קבוצת מיקוד? נגדיר מה הסכום המקסימלי שנהיה מוכנים מראש להפסיד.

ניהול תהליכים

אחד הכלים החשובים שיש לנו להתמודד עם סיכון, הוא לייצר תהליך עבודה מסודר ומתועד, ומבוקר. בניית תהליכים מייצרים שיטות עבודה ונהלי עבודה המקטינות את התקלות והבעיות שעשויות להיווצר במהלך שוטף או באירוע ספציפי. לפני יותר מעשר היה את מקרה אתי אלון, שבעקבותיה נולדה רגולציה נהדרת, המצריכה מכל מי שעובד בתהליך רגיש של כספים, ליציאה רציפה של חופשה, הדבר נולדת כתוצאה מזה שאתי אלון יצאה לחופשה ארוכה, ושרשרת ההונאות שלה קרסה בזמן החופשה שלה, התחילו להיווצר תלונות של לקוחות וחורים בתהליך, הרגולטור הבין שיש פה הזדמנות להשית את אותו מקרה ותגובה על הגופים המוסדיים ובכך להקטין סיכון של הונאות עתידיות.

צוותים ואירגונים חוטאים לעשייה שלהם, כשתהליך קליטת עובד, איננו מגיע עם קיט מסודר של קליטה, הן ברמת התהליך הברור, ברמת הידע השקיפות, הלמידה והמסלול לעשייה או רווח. אין צורך בכל פעם שאנחנו קולטים עובד חדש להמציא את הגלגל, צריך להיות נוהל ברור ובהיר, על מקורות הידע שהוא יכול להיחשף אליה וללמוד את שיטות העבודה בזמן הקליטה, תהליכי עבודה שהוא נדרש ללמוד, מבנה האירגוני, תהליכים אדמינסטרציה, תהליכי עבודה מקצועיים, נהלי אכיפה וציות ועד רמת הקמת סביבת עבודה וציוד מתאים. הדבר דומה גם לקליטת לקוח חדש, גם פה צריך להיות מלווה בקיט עבודה בהיר, איך תהליך העבודה מול הלקוח הולך להתקיים, מה האינדיקציות שהוא הולך לקבל מאיתנו, ערוצי ההפצה והדיוור וכדומה..

משבר האחד

מי הם אותם עובדים שהם מוקד ידע ייחודי, שברגע שהם יעזבו או לא היו, זה ייצר משבר? איך אפשר לכתוב את הידע שלהם לכדי נוהל עבודה? מאגר מידע או עובד במשרה חלקית שיכול לעשות חלק מהעבודה של אותו עובד ובכך לפזר את הסיכון?

מהם אותם מוצרים או מקורות רווח שהעסק שלנו נשען עליהם? הרי ידוע ש 20% מהפעולות שלנו, לקוחות מביאות את ה 80% רווח. (חוק פארטו). האם ניתן לפזר את הסיכון ולשטח את העוגה לצורה יותר מאוזנת.

מנהלי השקעות מתגאים בפיזור נכון ויעיל של עוגת הנכסים בצורה מאוזנת, 30% מניות, 20% אג"ח, 10% שקל, 10% מט"ח, 10% השקעות אלטרנטיביות P2P, צמוד מדד הבניה, השקעות פרטיות וכדומה…. וכך גם אנחנו מול ערוצי הרווח שלנו. אם יש לנו רק מקור רווח אחד, לדוג' כדרך שירות דיגיטלי או בשירות פרמיום, או במוצר פיזי עלינו יהיה לפזר את ערוצי הרווח וההפצה למספר מגוון של יחידות שונות.

ניהול סיכונים הוא באמת תורה ארוכה ומורכבת, מה שחשוב זה לחפש את הפעולות הפשוטות המייצרות לנו את מירב הביטחון.

רוצים לקבל פרקטיות נוספות? כנסו עכשיו לקורס לניהול מעשי