כמנהלים אנחנו מתמודדים עם עשרות משימות ולא מעט פרויקטים במקביל. חלקן מצליחות יותר וחלקן מצליחות פחות או אף נכשלות לחלוטין. זה בסדר, השאלה היא אם לא אם נכשל או בכמה ניכשל, זה מה נעשה אחרי שניכשל? במידה ומיד נתקן את הבעיה או נרוץ לפרויקט הבא ברור לכולנו שזה לא הפתרון, הפקת לקחים איכותית וממקום של שיפור בלבד ולא אשמה היא תהיה הדרך האפקטיבית לצמצם את המקרים הבאים. הנה כמה טכניקות פרקטיות לתהליך נכון:
טכניקת סקירה לאחר פעולה (AAR)
AAR היא טכניקה בשימוש נרחב להפקת לקחים מפרויקטים או משימות. ב-AAR, צוות או אדם סוקר באופן שיטתי את הפרויקט או המשימה על ידי זיהוי מה קרה, למה זה קרה ומה ניתן לעשות אחרת כדי לשפר את התוצאות העתידיות. התהליך כולל ארבעה שלבים מרכזיים: (א) קביעת ההקשר, (ב) סקירת מה שקרה, (ג) קביעת מה שנלמד, ו-(ד) זיהוי פריטים ברי-פעולה לשיפור עתידי. טכניקת AAR היא גישה מובנית המסייעת לצוותים ללמוד מהניסיון שלהם ולשפר את הביצועים שלהם.
טכניקת רטרוספקטיבה
רטרוספקטיבה היא טכניקה נוספת להפקת לקחים מפרויקטים או משימות. בדיעבד, צוות או אדם משקפים את החוויות שלהם על ידי זיהוי מה הלך טוב, מה לא הלך טוב ומה ניתן היה לעשות אחרת. התהליך כולל שלושה שלבים מרכזיים: (א) הגדרת השלב, (ב) איסוף נתונים ו-(ג) הפקת תובנות. הטכניקה הרטרוספקטיבית היא גישה גמישה המאפשרת לצוותים להסתגל למצבים הייחודיים שלהם ולקבל תובנות לגבי הביצועים שלהם.
טכניקת ניתוח סיבות שורש
RCA היא טכניקה לזיהוי הגורמים הבסיסיים לבעיות או בעיות בפרויקט או במשימה. ב-RCA, צוות או אדם מנתחים את הבעיה על ידי שאילת סדרה של שאלות "למה" כדי לזהות את שורש הבעיה. התהליך כולל חמישה שלבים מרכזיים: (א) הגדרת הבעיה, (ב) איסוף נתונים, (ג) זיהוי הגורמים הסיבתיים, (ד) זיהוי הגורם השורשי ו-(ה) פיתוח פתרונות. RCA היא גישה מובנית המסייעת לצוותים לזהות את שורש הבעיה ולפתח פתרונות יעילים.
טכניקת סקירה לאחר יישום:
PIR היא טכניקה להערכת האפקטיביות של פרויקט או משימה לאחר השלמתו. ב-PIR, צוות או אדם מעריכים את תוצאות הפרויקט או המשימה על ידי השוואת התוצאות בפועל לתוצאות הצפויות. התהליך כולל ארבעה שלבים מרכזיים: (א) הגדרת קריטריוני ההערכה, (ב) איסוף נתונים, (ג) ניתוח הנתונים, ו-(ד) זיהוי לקחים שהופקו. PIR היא גישה מובנית המסייעת לצוותים להעריך את האפקטיביות של הפרויקטים או המשימות שלהם ולזהות אזורים לשיפור.
טכניקת אירועים קריטיים (CIT)
CIT היא טכניקה לזיהוי אירועים או אירועים קריטיים שהתרחשו במהלך פרויקט או משימה. ב-CIT, צוות או אדם מזהים אירועים קריטיים על ידי סקירת הפרויקט או המשימה וזיהוי אירועים שהיו חשובים במיוחד, חיוביים או שליליים. התהליך כולל שלושה שלבים מרכזיים: (א) זיהוי האירועים הקריטיים, (ב) ניתוח האירועים ו-(ג) הפקת הלקחים. CIT היא גישה גמישה המאפשרת לצוותים לזהות וללמוד מאירועים או אירועים קריטיים שהתרחשו במהלך הפרויקטים או המשימות שלהם.
בהפקת הלקחים ניתן להתמקד בכל איזור הכל מהון האנושי ועד הפרקטיקה הטכנית לדוג':
בניית הצוות: מי האנשים הנמצאים בצוות שלוקחים חלק ממנו, האם יש להם את הכישרון הדרוש לפרויקט או למשימה, האם הם מספיק זמינים וממוקדים אליה, איזה אילוצים יש להם, האם פורקו האילוצים שלהם נכון. ולאחר מכן הצוות לוקח את התוצרים מהפגישה הזו
בעיות איכות: הצוות יבחן את התוצרים הסופיים של הפרויקט, יזהה בעיות איכות שנתקלו בהן, ועובד יחד כדי לזהות דרכים לשיפור איכות התוצרים העתידיים של הפרויקט.
הערכת ביצועים: יידרש על המנהל לבצע הערכת ביצועים לכל הצוות בפרויקט ובמשימה, ולכל אחד באופן פרטני, כדי לזהות בעיות שהיו יכולות להיפטר הן ברמת האינטגרציה בין האנשים, בין התיפקוד וחלוקת המשימות.
תוכנית פעולה לשיפור: בתום תהליך הפקת הלקחים, ייצא המנהל עם מסמך ברור עליו כל הצוות ישב יחד, ובו ומחליט על דרכי הפתרון, היועצים הנכונים שיכולים לפתור את הסוגיה או בפרויקט הבא..
מנהל? בעל עסק? אתה צריך את הקורס הדיגטלי שלנו כדי למנף את התוצאות שלך
גיא בוארון 