ברמה היום יומית אנחנו מתמודדים עם עשרות או אלפי משימות, וכשאנחנו מנהלים אנשים או תהליכים מדובר על מכפלות של משימות הדורשות מיקוד והחלטות, אז איך אנחנו לא טובעים באסופת המשימות?
דיברנו כבר על ניהול של חשוב מול דחוף, שיטה זו כמובן מייצרת מסננת חשובה להשקעה של הזמן שלנו או של הצוות שלנו. אבל איך אנחנו מייצרים תעדוף משימות או תהליכים?
שיטה מקובלת ליצירת תעדוף המשימות או התהליכים או פרויקטים היא הסתכלות על כמות התעבורה סביב אותה משימה כלומר עד כמה היא שכיחה אל מול הדחיפות של הטיפול בה. ניקח מספר דוגמאות, ייתכן ואנחנו צריכים לטפל בדוח חודשי או סגירת תזרים או פעולה חודשית כלשהי, אז אנחנו מבינים שהשכיחות של מהלך זה הוא אחת לחודש אבל היא מהותית ומחזורית אחת לחודש אם מולה יש משימה המתקיימת אחת ליום, ומייצרת תקורת עבודה לא יעילה שאותה אפשר לשפר ולחסוך זמן יקר שיחזיר את ההשקעה תוך מספר חודשים, אז כמובן שכדאי לנו ראשית למקד עצמנו בתהליך השכיח שיחזיר את ההשקעה מאשר לטפל בדוח החודשי, גם שהוא מאוד חשוב.
מה שמוביל אותנו להסתכלות נוספת של ROI (מאמץ מול השפעה), לבחון את החזר ההשקעה של כל משימה או פרויקט ולהבין איזה מהם מייצר את הרווח ומחזיר לנו ההשקעה בצורה המהירה ביותר.
שיטה נוספת – היא לחפש קשר או אפשרות לייצר איגוד למספר משימות יחד, כלומר אם במאמץ זמן מרוכז אחד ניתן יהיה לטפל במספר משימות, או לחליפין אם יש תלויות בין משימות כלומר שמשימה אחת חייבת להתחיל רק אחרי שמשימה אחרת מסתיימת.
בחינת המשימות מול היעדים האסטרטגיים – כלומר בתהליך כזה נרצה לענות לעצמנו על מספר שאלות לפני שאנחנו מתחילים למיין את סדר העדיפויות של המשימות. עד כמה קרובה המשימה לאסטרטגיה שלי או ליעדים העסקיים שלי.
ישנן טכניקות המייצרות את התעדוף על פי רשימה סגורה של משימות, כלומר להגדיר לעצמנו עד 5 משימות לטיפול ביום, מה שיאלץ אותנו להתפקס ולבחור את החשובות ביותר, וניתן לשלב בה מתודולוגיה של עבודה בתור, עד שהראשונה לא תסתיים אין לגשת לבאה בתור.
לאחרונה יותר ויותר אנחנו מזהים מגמות של ערבוב כל שיטות העבודה לתעדוף המשימות, כלומר גם לייצר מיקוד, אבל המיקוד הוא לא רק על המשימות החשובות ביותר, אלא גם על משימות שנוח ועשות אנרגיות חיוביות ומייצור תאוצה ליישום שאר המשימות, משימות שיש להם אימפאק גבוה ברמה האסטרטגית, משימה אחת שאנחנו לא רוצים ליישם והיא נידחת אבל מייצרת ערך גבוה.
רוצים לקבל יעוץ איכותי, צרו איתנו קשר.
מנהלים ובעלי העסקים המעוניינים בכלי ניהול קריטיים, כנסו עכשיו לקורס הדיגיטלי שלנו
גיא בוארון 
2 תגובות בנושא “7 טכניקות לתעדוף נכון ויעיל של משימות”