הרעיון סביב שיטת 5WHY היא לשאול מספיק פעמים את שאלת "למה?" כדי להגיע לשורש הבעיה, וכתוצאה מזה לחפש פתרון שורשי לסוגיה ולא פתרון נקודתי לסימפטום.
למעשה על ידי תחקיר זה, מהר מאוד אפשר לדלג על תוצאת הבעיה, בואו ניקח דוגמא מעולם הניהול.
מנהל: למה לדעתך הפרויקט ניכשל?
עובד: כי היו לנו ריבוי משימות משימות.
מנהל: למה לדעתך היו לנו ריבוי משימות?
עובד: רוב השוטף גרר אותנו למשימות
מנהל: מה גורם לנו להיגרר אחרי השוטף?
עובד: לקוח חדש שגייסנו, הגדיל משמעותית את התמיכה בו
מנהל: למה אותו הצוות היה צריך לתמוך בו?
עובד: כי למעשה, הצוות הפרויקטלי הוא היחיד שיודע לתת מענה לסוגיות האלה
מנהל: למה זה אותו הצוות שנותן מענה?
עובד: מבנה ההכשרה מוטמע על אותם האנשים.
למעשה בשיחה כזו, קל מאוד לראות שאין הפרדה בין קו הייצור לתהליך פרויקטלי, וכאשר הצוותים מעורבבים, אין מיקוד פרויקטלי או בתמיכה, התהליך מתפזר ואיפה שיש משיכה בחוטים לשם הצוות מנותב. אין התמקצעות בתהליך ספציפי (תפעולי או יזמי), אין תהליכי עבודה תומכים בשני הדיספלינות, ואפשר להוציא מסקנות רבות מהשיח הקצר של "המנהל", ו"העובד", לאותם 5 שאלות עד להגעה לשורש הבעיה שאין למעשה הפרדה בין תהליכים פרויקטלים לשוטף.
כדי לייצר תהליך יעיל של תחקור שורש הבעיות:
להרכיב צוותי עבודה, היודעים לשאול את השאלות הנכונות, ולחבר את האנשים שיודעים לתת את התשובות מהשטח.
לאפשר לצוותים לעבוד מתוך מקום מקצועי בלבד, ללא שיפוטיות, ובטח לא לקרוא לאירוע הזה, הפקת לקחים, צמד המילים השנוא על כל צוות פרויקטלי.
לפנות זמן מתאים לתהליך כזה, מקום שהוא באווירה יותר נינוחה, זה יכול להיות בבית קפה, ולצלול לשאלות. לאל להסתפק תשובות של "ככה זה", "תקלות מתרחשות", "טעות אנוש". התשובות מסוג זה יובילו אותנו רק לדוחות בקרה, לסמן V ולהמשיך, אנחנו רוצים לפתור את שורש הבעיה, טעויות תמיד יקרו, אבל אסור שהן יחסרו על עצמן שוב.
גיא בוארון 