איך לקיים שיחות משוב

שיחת משוב היא כלי ניהולי חשוב שממנה נפיק כמה תוצאות משיחה איכותית, תיאום ציפיות, לדייק על החסרונות שלו ולגרום לו להשתפר בעוד כמה צעדים, להבין מה השאיפות שלו ולעזור לו להגשים אותן. אז איך נכון לקיים שיחת משוב אפקטיבית שתוביל אותנו לתוצאות?

תהליך הכנת השיחה: לפני שיחת המשוב שלחו טופס הכנה לשיחה, העובד יצטרך למלא את טופס ההכנה לקראת השיחה, הוא יכתוב על עצמו מה היתרונות שלו כעובד, מה החוזקות שלו, מה החסרונות שלו, דרכים שבהם אתה כמנהל יכול לסייע לו להשתפר בשנה הקרובה, ולפחות שני יעדים שהוא לוקח על עצמו הן בתהליכים התנהגותיים ובין מקצועיים.

במקביל לטופס העובד, עליך להתכונן היטב לפגישה זו, רשום לפחות שלוש נקודות בהם העובד חזק בהם, יש להביא דוגמאות מוחשיות המבססות את החשיבה הזו, לדוג' בתאריך 01/11/2021 הצלחת לייצר שביעות רצון אצל פלוני כשכול העובדים כבר הרימו ממנו ידיים. לאחר מכן רשום שלוש בהם לדעתך העובד צריך להשתפר בהם, גם כאן יש לבסס דוגמאות מבוססות, זה יוריד את ההתנגדות של העובד. רשום חמישה יעדים לפחות שעל עובד לבצע השנה, יש לתת גם יעדים מקצועיים וגם יעדים התנהגותיים.

קבע מראש את שיחת המשוב, ותשתדל לא להזיז אותה, תראה על רצינות וחשיבות השיחה עברוך. את השיחה יש לקיים במקום שקט ללא מפריע מסביב.

פתיח השיחה: צריכה להיות כחמש דקות, בה אנחנו מדברים בפתיחות על נושאים שלא קשורים לשיחת המשוב או לעבודה בכלל, על מנת לייצר פתיחות לשיחה, לעשות קפה יחד, זה הזמן להתעניין במשפחה והילדים, והטיול הקרוב שהוא מתכנן לעשות.

מהלך השיחה: צריך להיות כשלושים דקות, במעמד זה אנחנו רוצים שעובד ידבר רוב השיחה ואנחנו נקשיב, זה צריך להיות בערך 70% זמן עובד, 30% זמן מנהל. יש לתת לעובד להתחיל את השיחה ולהקריא מהדף על היתרונות שלו, מאוד חשוב להתחיל עם היתרונות זה יאפשר פתיחות והעצמה, במידה ואתה רואה קווים משיקים ביתרונות, שקף לו שגם בסעיף זה חשבת כמהו וזה הזמן לתת את הדוגמאות שהכנת מראש. כעת יש לעבור לשלב החסרונות, ולשאול למה לדעתו התהליך לא צלח כפי שתיאר או מדוע התנהג בצורה זו או אחרת, ואיך לדעתו אפשר לשפר ולהשתפר יחד במהלך שנה הבאה.

רשום את היעדים שאתם קובעים יחד שהעובד צריך לקחת על עצמו, יש להגדיר שני יעדים לשימור, בהם העובד חזק בהם ואנחנו רוצים שימשיך ולהשתפר באיזור זה, נגדיר שני יעדים לשיפור מהאזורים בהם העובד חלש בהם, היעדים חייבים להיות מוגדרים בזמן, מדויקים, וברי השגה אין לתת יעדים כללים, או יעדים שהם מעל רמת העובד אחרת אנחנו פשוט נשבור אותו והוא כלל לא ינסה להשיג אותם, כן חשוב לתת יעד אתגרי.

סיכום השיחה: אורך כעשר דקות, בה נסכם את מהלך השיחה, את התחושות במהלך השיחה, גם אם היו נושאים שפחות מוסכמים על שני הצדדים אפשר לסכם אותם בנסכים שאחנו לא מסכימים. יש להפיץ את סיכום השיחה והיעדים לאחר השיחה

מעקב ובקרה: שלב ביומן שלך, אחת לכמה חודשים בקרה על התקדמות העובד ביעדים שלו, ומתן משוב מהיר של חמש עד עשר דקות האם הוא בכיון להשגת היעדים והאם נדרש לדייק יעד כזה או אחר.

שים לב לא להיכנס למלכודות של קונפליקטים שייצרו משברים, אם העובד פורץ בבכי או שמתחיל ויכוח קולני, אין להיכנס לעימות ולהתנגדות, גם אם זה דורש לתאם הפגישה במועד נוסף ולהפסיק את השיחה על מנת שנירגע. חשוב מאוד להתחיל בחוזקות של העובד ודברים טובים אצלו, ולאחר מכן לגשת לחולשות ולנושאים לשיפור. אף אחד לא מושלם. שימו לב לדבר אל העובד כבוגר אל בוגר, בתחושה פנימית של 'אני בסדר אתה בסדר.'

רוצים להרחיב את הכלים וללמוד עוד, כנסו עכשיו לקורס הדיגטלי שלנו