מי לא היה בפגישה שאתה לא מבין מה המטרה של הפגישה, מה אני עושה פה, מה רוצים ממני? כנראה שכולנו. לנהל פגישות אפקטיביות יש מספר נקודות מאוד פשוטות ליישום עם הצלחות מידיות.
פגישות יעילות צריכות להיות קצרות, וממוקדות ככל האפשר. על הפגישה להתחיל בדיוק בזמן שנקבע כדי שמי שהגיע בזמן לא ירגיש שהוא מבזבז את זמנו.
לפני הפגישה, הכינו 3 גג 4 נקודות עליהם תרצו להתמקד ולעבור במהלך הפגישה. הכינו מצע לפגישה או מצגת, והפיצו לנוכחים יום לפני הפגישה על מנת שיוכלו להתכונן היטב לפגישה.
הגדירו מראש מה תרצו להשיג בפגישה, האם זו החלטה של הפורום, האם תרצו לייצר תהליך חשיבה, האם תרצו להעביר מסרים בלבד.
במעמד הפגישה, וודאו שכולם מכירים את כל הנוכחים במידה ולא בצעו הכרות מהירה של האנשים והתפקידים שלהם. עברו על הנקודות שהחלטתם במהלך הדיון, ובקשו מהפורום התייחסות לנקודות שעולות, אל תחששו מהמתנגדים למהלך, הם חשובים לכם כדי להבין האם יש חורים בתהליך שלא חשבתם עליהם מראש, הם עשויים להיות הרמזור שלכם ולהתמודד עם הסיכונים. מצד שני אם הפגישה הולכת למקום של התמקדות בבעיות ולא במציאת פתרונות וחלופות, כי תמיד יש את ההוא שמתנגד לתהליך ומשתלט על הפגישה, בקשו ממנו בנימוס בשלב מסוים כי תיקחו מולו את הנושא ב OffLine אחרי הפגישה, על מנת שלא נבזבז את הזמן של שאר האנשים, ונדייק יחד הנושא.
רשמו את מהלך הדיון, או שתבקשו מאחד הנוכחים שיסייע לכם ברישום. במידה ויש משימות לביצוע, חשוב שהם יהיו ברורות. מי הולך לטפל במשימה, עד מתי הוא צריך להחזיר פתרון או תשובה, ומה הנושא.
בסיום הפגישה, בצעו סקירה מהירה של מהלך הדיון, וההחלטות שנתקבלו תוך מעבר על המשימות לביצוע שיהיה בהיר ככל האפשר.
סמוך ככל האפשר למועד סיום הפגישה, הפיצו את הסיכום והמשימות לביצוע לכלל המשתתפים. בקשו מהתפוצה להגיב ולהעביר הערות במקרה ולא הבנתם או לא דייקתם נכון את הפגישה.
בקרות – שימו לכם תזכורות על המשימות לביצוע של המשתתפים, ותבצעו בקרת התקדמות על הביצוע. במידה ותידרש פגישת המשך, פתחו את פגישת ההמשך תוך מעבר על הסטטוס האחרון, והמשימות לביצוע שהיו כדי לחבר הנוכחים ולהזכיר להם את מהלך הדיון האחרון.
אם אהבתם את עקרון ניהול הישיבות ואתם רוצים לקבל עוד עשרות כלים פרקטיים, אני מזמין אתכם לקורס הדיגיטלי שלנו.
גיא בוארון 